Sollecito di pagamento: come gestirlo con semplicità

Chi riceve una fattura per una prestazione, un servizio o un prodotto, ha un preciso periodo di tempo utile al pagamento della stessa. In linea generale per i prodotti al consumo le fatture si pagano alla consegna della merce.

Quando la fattura è per un servizio o una prestazione, o il cliente è un’altra azienda, il periodo utile per il pagamento è di 30 giorni, salvo accordi precedenti tra le parti, che possono prolungare tale periodo fino a 60, 90 e più giorni. Al termine di tale periodo l’azienda che ha emesso la fattura ha la facoltà di richiedere al cliente gli interessi; solitamente prima di giungere a tanto si invia al cliente un sollecito di pagamento.

Cos’è un sollecito di pagamento

Un sollecito di pagamento è una lettera, fisica o virtuale, che ricorda al cliente la scadenza della fattura che ha ricevuto. In questo modo si cerca di recuperare il credito senza ricorrere alle vie legali, o a richieste di interessi e di spese per il recupero crediti. Nella lettera di sollecito solitamente è indicata un’ulteriore scadenza, al termine della quale volendo l’azienda può inviare una seconda lettera di sollecito. In seguito alla terza lettera di sollecito la legge consente all’azienda di avviare il recupero credito, con conseguenti aumenti nella cifra da saldare; tale informazione è indicata nella lettera di sollecito.

Il sollecito e le fatture elettroniche

Con la diffusione delle fatture elettroniche è sempre più facile avere a disposizione un programma per il sollecito di pagamento online. Grazie a questo tipo di software non è necessario inviare lettere al cliente, perché lo si può fare online, utilizzando un indirizzo di Posta elettronica certificata. L’azienda sfrutta quindi una modalità più veloce, ma anche meno costosa. Per i solleciti di pagamento tradizionali si utilizzano infatti delle raccomandate con ricevuta di ritorno, modalità di invio decisamente costose. Una e-mail inviata tramite un apposito software è quindi una soluzione decisamente molto più pratica.

Il sollecito tramite software

Chi utilizza appositi software per la fatturazione elettronica trova una maggiore facilità anche nella gestione delle lettere di sollecito. Non solo per il fatto che tali lettere sono delle semplici e-mail, che raggiungono il cliente in pochi secondi, ma anche perché è più semplice verificare le fatture insolute. All’interno dell’elenco delle fatture emesse nel corso dei mesi si possono infatti evidenziare rapidamente quelle che sono state emesse da più di 30 giorni, o da un periodo di tempo predefinito. Tra queste si selezioneranno quindi quelle insolute, per inviare poi un modello identico di lettera di sollecito.

Solleciti automatici

Alcuni programmi permettono addirittura di abilitare l’invio automatico di tali lettere, in modo che chi gestisce la fatturazione non sia costretto ad effettuare un regolare controllo delle fatture non pagate. Visto che la legge prevede che il ricorso alle vie legali sia possibile solo dopo aver sollecitato il cliente, avere la certezza che i solleciti siano inviati in automatico permette di avere un costante controllo sulle fatture non pagate, ma anche sul loro recupero in tempi brevi.